Tietosuojaseloste

KNX-Works Oy:n kaupallisen toiminnan rekisteri
Laadittu: 24.5.2018

1. REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERI

Rekisterinpitäjä:
KNX-Works Oy (“rekisterinpitäjä”),
Tykistökatu 4, 02520 Turku
Y-tunnus 2686615-2

Rekisteri:
KNX-Works Oy:n kaupallisen toiminnan rekisteri (”rekisteri”)

2. YHTEYSHENKILÖ

Yhteyshenkilö on toimitusjohtaja Riku Morant
010 2353 888
riku.morant@knxworks.com

3. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Rekisteriä käytetään rekisterinpitäjän liiketoiminnan toteuttamista, ylläpitoa ja kehittämistä sekä asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitamista varten. Edellä mainittuun sisältyy tuotteiden ja palvelujen myynti sekä olemassa oleville että potentiaalisille asiakkaille, asiakasviestinnän ja kumppanuuksien hoito. Lisäksi rekisteriä käytetään asiakkaiden palvelusopimusten toimittamiseen ja ylläpitoon sekä palvelusopimuksiin liittyvän laskutuksen perustana.

4. REKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT

Potentiaalisista asiakkaista kirjataan nimet ja yhteystiedot sekä yritysasiakkaiden osalta yrityksen perustiedot sekä yrityksen päättäjien ja avainhenkilöiden nimet ja yhteystiedot.
Asiakkuuden perusteella syntyvät tiedot kuten asiakkaan nimi ja yhteystiedot, asiakkaan yhteyshenkilön nimi ja asema yrityksessä sekä hänen yhteystietonsa kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Rekisteriin kirjataan myös asiakkaan hankkimat tuotteet ja palvelut.

Yhteistyökumppaneista kirjataan yrityksen perustiedot sekä yrityksen päättäjien ja avainhenkilöiden nimet ja yhteystiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietoja päivitetään säännöllisesti asiakas- tai yhteistyösuhteen aikana muun muassa asiakkaalta saaduilla tiedoilla ja päivityksillä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot tallennetaan rekisterinpitäjän julkisten internetsivujen kautta saapuneista yhteydenottolomakkeista ja muuta kautta rekisterinpitäjälle tulleista yhteydenottopyynnöistä. Sopimukset tallentuvat allekirjoitustyökaluun.

Säilytysaika

Asiakkuudenhallinnan yritystiedot säilytetään niin kauan kun asiakkuussuhde jatkuu tai asiakas on rekisterinpitäjälle potentiaalinen asiakas. Mikäli yrityksissä tai yrityksen avainhenkilöissä tapahtuu muutoksia, ne päivitetään joko suoraan rekisterinpitäjälle tulleista päivityspyynnöistä tai päivityspalveluyrityksiltä saatujen tietojen kautta. Jos potentiaalinen yritysasiakas on lopettanut toimintansa, sen kaikki tiedot poistetaan heti kun asiasta on saatu tieto.

5. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän toimesta edelleen tai käyttää muuhun tarkoitukseen kuin mitä kohdassa 3 on mainittu vain valittujen yhteistyökumppanien kanssa, jotka ovat sitoutuneet tietosuojalainsäädännön noudattamiseen.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa yhteystiedot yhteistyökumppaneilleen esimerkiksi tietyn markkinointiviestin toimittamiseksi. Tällöin kuitenkin sopimuksilla huolehditaan siitä, että kyseinen yhteistyökumppani ei voi käyttää saamiaan tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen.

6. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toi- met) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pää- syltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Alihankkijat

Palvelusopimuksien allekirjoittamisessa käytetään Visma Signia:
https://vismasign.fi/download/tietosuojaliite-onnistuu_fi_ja_visma_sign-palvelu.pdf

Asiakasrekisterin hallintaan käytetään Visma Netvisoria:
https://community.vismasolutions.com/docs/DOC-2798

7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan rekisteri sisältää henkilötietoja, jotka muodostavat henkilörekisterin. Tähän liittyen rekisteröidyillä henkilöllä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

8. YHTEYDENOTOT

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä rekiste- rinpitäjään tämän selosteen kohdan 2 mukaisesti.

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiasta lisätietoja tai pyytää yhteydenottajaa täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.

Päivitetty, 24.5.2018, Tarkastelu ja päivitys vuosittain toukokuussa.